Calendly ist für viele das erste Buchungswerkzeug – oft in der kostenlosen Version. Spätestens, wenn eine zweite Terminart dazukommt oder das Team wächst, stellt sich die Frage: Was kostet Calendly eigentlich, und wofür? Hier ist der Stand vom 20. Oktober 2026, mit Quellen.
Wichtig zur Währung: Calendly nennt seine Preise in US-Dollar. Ob und zu welchem Betrag du in Euro abgerechnet wirst, zeigt dir Calendly beim Kauf – verlass dich für den Euro-Betrag nicht auf Vergleichsseiten, die nennen beides.
Die Tarife im Überblick
| Tarif | Preis je Person/Monat (jährlich) | monatlich bezahlt | Für wen |
|---|---|---|---|
| Free | 0 $ | 0 $ | eine Person, eine Terminart |
| Standard | 10 $ | 12 $ | Einzelne, die mehr als eine Terminart brauchen |
| Teams | 16 $ | 20 $ | Teams mit Verteilung und Routing |
| Enterprise | auf Anfrage | – | große Organisationen |
Für Teams staffelt Calendly den Preis: Die ersten 30 Plätze kosten 16 $, ab Platz 31 sinkt der Preis je Platz, für die Plätze 31 bis 50 auf 14,50 $ (Calendly Hilfe). Enterprise gibt es auf Anfrage; Preisübersichten nennen einen Einstieg um 15.000 $ im Jahr (Activepieces).
Neu seit August 2026: Standard Plus und Teams Plus
Am 19. August 2026 hat Calendly zwei Tarife mit KI ergänzt: Standard Plus für 18 $ und Teams Plus für 24 $ je Person und Monat bei jährlicher Zahlung – jeweils 8 $ über dem Grundtarif. Dazu gehören der „Notetaker“, der Gespräche in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams aufzeichnet, mitschreibt und zusammenfasst, und „Callie“, ein Assistent per E-Mail (Carly, UsagePricing). Die Grundtarife sind unverändert.
Was die Gratis-Version kann
Laut Calendly enthält Free (Calendly Hilfe):
- eine Terminart und unbegrenzt viele Termine,
- einen verbundenen Kalender und einfache Integrationen,
- eine anpassbare Buchungsseite und Bestätigungsmails,
- das Einbetten auf deiner Website, die App und die Browser-Erweiterung.
Aktiv sein darf dabei nur eine Einzeltermin-Art (Calendly Community). Die Buchungsseite und die Mails übersetzt Calendly auf Wunsch automatisch, unter anderem ins Deutsche; eigene Texte wie Beschreibung und Fragen übersetzt es nicht (Calendly Hilfe).
Was in der Gratis-Version fehlt
- Mehr als eine Terminart – etwa „Erstgespräch 30 Min.“ und „Workshop 2 Std.“ nebeneinander. Das ist der häufigste Grund für Standard.
- Erinnerungen und Nachfass-Mails: Calendly nennt seine Abläufe (heute „Automations“, früher „Workflows“) als Teil der bezahlten Tarife (Calendly Blog).
- Mehrere Kalender: Standard prüft bis zu sechs Kalender auf Überschneidungen, Free einen.
- Zahlungen und CRM: PayPal, Stripe und HubSpot gibt es ab Standard.
- Gruppen- und Gemeinschaftstermine ab Standard, Round Robin und Routing ab Teams (Carly).
Ein Sonderfall betrifft Apple-Nutzer: Neue Verbindungen zum iCloud-Kalender nimmt Calendly seit dem 20. August 2024 in keinem Tarif mehr an; bestehende laufen weiter (Calendly Hilfe).
Was es im Jahr kostet
| Personen | Standard, jährlich | Standard, monatlich | Teams, jährlich | Teams, monatlich |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 120 $ | 144 $ | 192 $ | 240 $ |
| 3 | 360 $ | 432 $ | 576 $ | 720 $ |
| 5 | 600 $ | 720 $ | 960 $ | 1.200 $ |
| 10 | 1.200 $ | 1.440 $ | 1.920 $ | 2.400 $ |
Die Rechnung ist einfach – und genau das ist der Punkt: Jede weitere Person kostet den vollen Platz. Mit den Plus-Tarifen kommen je Person 96 $ im Jahr dazu (8 $ mal zwölf).
Wann sich Calendly lohnt – und wann eine Alternative
Wann Calendly die bessere Wahl ist
- Du brauchst viele Integrationen – CRM, Zahlungen, Zapier, Browser-Erweiterung, Outlook – und willst, dass alles sofort funktioniert.
- Ihr verteilt Anfragen im Team mit Round Robin und Routing-Formularen.
- Du willst den Notetaker, der Gespräche aufzeichnet und zusammenfasst.
- Der Speicherort in den USA ist für dich und deine Kunden kein Thema: Calendly stützt Übermittlungen aus der EU auf das Data Privacy Framework (Calendly DPA).
Wann eine Alternative passt
- Du arbeitest allein und brauchst mehrere Terminarten kostenlos: Cal.com ist für eine Person kostenlos mit unbegrenzten Terminarten; meetergo Free erlaubt drei, zeeg Starter zwei Buchungsseiten. Details im Vergleich der Calendly-Alternativen.
- Dir sind Server in Deutschland wichtig: zeeg und meetergo geben Server in Deutschland an.
- Die Buchung ist der Anfang deiner Kundenarbeit: In HOLON, unserem eigenen Produkt, legt jede Buchung Kontakt, Deal und Termin an; daraus wird mit einem Klick ein Angebot und nach dem Ja ein Projekt-Board. HOLON kostet je Arbeitsbereich statt je Person – Solo 12 €, Team bis vier Personen 29 €, Studio bis zehn 59 € im Monat, jährlich 10, 24 oder 49 € – und ist in der Testphase kostenlos. Was HOLON noch nicht kann: Bezahlung bei der Buchung, Round Robin, Zoom und Microsoft Teams.
Was deine Werkzeuge zusammen kosten – Buchung, CRM, Angebote, Boards –, rechnet der Tool-Kosten-Rechner für dich aus.
Häufige Fragen
Ist Calendly kostenlos?
Ja, in der Version Free: eine Terminart, unbegrenzt viele Termine, ein Kalender. Für mehr Terminarten, Erinnerungen und Integrationen brauchst du Standard.
Was kostet Calendly im Monat?
Standard kostet 10 $ je Person bei jährlicher und 12 $ bei monatlicher Zahlung, Teams 16 $ bzw. 20 $. Dazu kommt gegebenenfalls Umsatzsteuer.
Kann ich Calendly mit dem Apple-Kalender verbinden?
Neue Verbindungen zu iCloud nimmt Calendly seit dem 20. August 2024 nicht mehr an. Calendly empfiehlt, einen unterstützten Kalender wie Google zu verbinden.
Gibt es Calendly auf Deutsch?
Die Buchungsseite und die Mails an deine Gäste übersetzt Calendly automatisch ins Deutsche. Eigene Texte musst du selbst übersetzen.
Quellen
Alle abgerufen am 20. Oktober 2026. Calendlys eigene Preisseite war für uns nur über Suchauszüge lesbar; mehrere Preisübersichten nennen übereinstimmend dieselben Beträge.
- Calendly: Choose the right Calendly plan, iCloud overview, How to change your event type language, 5 popular Workflows, Data Processing Addendum
- Calendly Community: Only one active event type in free version
- TidyCal: Calendly Pricing 2026
- Activepieces: Calendly Pricing 2026
- Carly: Calendly Standard Plus and Teams Plus Pricing Explained
- UsagePricing: Calendly 2026-08-19 packaging