Von der Buchung zum Auftrag – Erstgespräch, Angebot, Projekt ohne Tool-Wechsel

In vielen kleinen Agenturen und Studios sieht der Weg zu einem Auftrag so aus: Die Kundin bucht ein Erstgespräch über ein Buchungswerkzeug. Danach tippt jemand ihren Namen ins CRM oder in eine Tabelle, schreibt das Angebot in einem dritten Programm, wartet auf eine Antwort per Mail und legt nach dem Ja ein Projekt im vierten Werkzeug an – und lädt die Kundin dort noch einmal ein. Jeder Wechsel kostet ein paar Minuten und die Gefahr, dass etwas liegen bleibt.

Wir bauen HOLON, damit dieser Weg an einem Ort bleibt. Dieser Artikel zeigt, wie er heute in HOLON läuft – und wo er (noch) endet. Du kannst ihn auch auf der Startseite in der Live-Demo durchklicken.

1. Die Buchung: aus einem Termin wird ein Kontakt und ein Deal

Du legst in HOLON eine Terminart an, zum Beispiel „Erstgespräch, 30 Minuten“, mit Puffer, Vorlauf und den Fragen, die du vorher beantwortet haben willst. Die Buchungsseite teilst du als Link, bettest sie auf deiner Website ein oder schickst aus dem CRM einen vorausgefüllten Link.

Wenn deine Kundin bucht, passiert in einem Schritt:

• Sie wird als Kontakt angelegt – oder per E-Mail-Adresse wiedergefunden. Antworten auf Fragen wie Firma, Telefon oder Website landen direkt am Kontakt.
• Ein Deal entsteht in deiner Pipeline, mit der Quelle „Terminbuchung“. Ob für jede Buchung oder nur für neue Kontakte, stellst du je Terminart ein.
• Der Termin steht in deinem Kalender, verknüpft mit Kontakt und Deal; die Antworten stehen in der Beschreibung.
• Du bekommst eine Mitteilung aufs Handy.

Deine Kundin bekommt eine Bestätigung mit Kalenderdatei, Erinnerungen 24 und 1 Stunde vorher und einen Link, mit dem sie ohne Konto umbuchen oder absagen kann. Den Videolink – etwa deinen Zoom- oder Meet-Raum – trägst du einmal bei der Terminart ein; er steht dann in jeder Bestätigung. Mehr zu Anrede, Feiertagen und Kalenderdateien steht in Terminbuchung in Deutschland.

2. Das Erstgespräch: alles an einem Ort

Im Gespräch hast du den Kontakt mit Verlauf, den Deal und die Antworten aus der Buchung vor dir. Notizen schreibst du in den Verlauf oder auf eine Seite; Aufgaben wie „Angebot bis Freitag“ landen in deinem Tag. Der KI-Assistent kann dabei helfen, ist aber nie nötig – jede Funktion läuft auch ohne KI.

3. Das Angebot: aus dem Deal, mit Annahme per Klick

Aus dem Deal legst du mit einem Klick ein Angebot an; Titel und Wert des Deals stehen schon als erste Position darin. Du ergänzt Positionen mit Menge, Einheit und Einzelpreis, den Steuersatz (19, 7 oder 0 % mit Hinweis, etwa auf die Kleinunternehmerregelung), Bedingungen und das Datum, bis zu dem das Angebot gilt. HOLON rechnet die Summen und schlägt die nächste Angebotsnummer vor.

Verschicken kannst du es auf zwei Wegen: als PDF oder als Link. Den Link schickst du über dein eigenes Postfach – HOLON öffnet die Mail mit einer Vorlage. Deine Kundin braucht kein Konto: Sie liest das Angebot, gibt zur Annahme ihren Namen ein und setzt ein Häkchen. Ablehnen kann sie mit einem optionalen Grund. Vom CRM sieht sie nichts – keine Notizen, keine anderen Deals.

4. Das Ja: der Deal ist gewonnen, das Projekt steht

Nimmt deine Kundin an, erledigt HOLON in einem Schritt, was sonst Handarbeit ist:

• Das Angebot ist angenommen, mit Name und Zeitpunkt als Nachweis.
• Der Deal ist gewonnen – mit der Nettosumme als Wert und einem Eintrag im Verlauf.
• Ein Projekt-Board entsteht, mit einer Karte je Position des Angebots.
• Du bekommst eine Mitteilung aufs Handy.

5. Das Projekt: deine Kundin arbeitet mit, kostenlos

Auf dem Board planst du die Arbeit mit Listen, Karten, Checklisten und Fälligkeiten. Deine Kundin lädst du als Gast ein – Gäste kosten in HOLON nichts. Sie sieht nur das Board, das du freigibst, und kann dort kommentieren und abhaken. Feedback zu einem Entwurf landet an der Karte statt in einer Mail, die irgendwo versandet.

Montags um 8 Uhr fasst der Wochenbericht zusammen, was offen ist: Deals ohne Kontakt, Angebote ohne Antwort, überfällige Aufgaben und die Zahlen der Woche. Und wenn du mehr automatisieren willst, reagieren Automationen auf eine neue Buchung, eine Umbuchung oder eine Absage.

Was HOLON auf diesem Weg (noch) nicht kann

Damit du ehrlich planen kannst:

• Bezahlung – weder bei der Buchung noch beim Angebot. Eine Anzahlung musst du anders einziehen.
• Rechnungen und Buchhaltung: Für Rechnungen gibt es eine Vorlage unter „Dokumente“. Eine Buchhaltung ersetzt HOLON bewusst nicht.
• E-Signatur: Die Annahme per Name und Häkchen ist eine Zustimmung in Textform mit Zeitpunkt – keine qualifizierte elektronische Signatur.
• Round Robin, Gruppentermine, Routing-Formulare, Zoom und Microsoft Teams bei der Terminbuchung.
• Mehr als zehn Personen im Arbeitsbereich.

Wann ein anderer Weg besser passt

• Wenn du nur Termine buchen lassen willst, ist ein reines Buchungswerkzeug einfacher – und für eine Person oft kostenlos. Einen Überblick gibt der Vergleich der Calendly-Alternativen.
• Wenn deine Angebote eine rechtssichere elektronische Signatur brauchen oder Kunden bei Annahme direkt bezahlen sollen, brauchst du ein Werkzeug, das das kann.
• Wenn ihr mehr als zehn Personen seid oder Zeiterfassung und Buchhaltung im selben Werkzeug wollt, ist HOLON heute nicht das richtige.

Wenn der Weg oben nach deinem Alltag klingt: HOLON ist in der Testphase, wir vergeben Zugänge in kleinen Gruppen und helfen persönlich beim Umzug. Was deine Werkzeuge heute zusammen kosten, zeigt der Tool-Kosten-Rechner.